Databehandleraftale

Denne databehandleraftale er et bilag til forretningsbetingelserne mellem Livsfortællingen c/o Enigheden, Bygmestervej 57, 2400 København NV, CVR 35171363 ("Databehandleren") og den kommune, det plejehjem eller den institution, der har tegnet abonnement på Livsfortællingen ("Den Dataansvarlige").

Aftalen regulerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af Den Dataansvarlige, jf. databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 28, og går forud for forretningsbetingelserne i spørgsmål om databehandling.

Databehandleren behandler personoplysninger med det formål at omdanne en optaget samtale med en pårørende til en besøgsplakat og et internt personale-ark om en navngiven borger hos Den Dataansvarlige.

Behandlingen består af: modtagelse af lydoptagelse, automatisk transskription, automatisk AI-udtræk til strukturerede felter, midlertidig lagring frem til godkendelse eller afvisning, samt - ved godkendelse - afsendelse af den færdige plakat som PDF til Den Dataansvarlige.

Registrerede: den borger, samtalen handler om, samt i et vist omfang den pårørende, der medvirker i samtalen.

Almindelige personoplysninger: navn, værelse/bopæl, interesser, vaner, relationer og andre oplysninger om borgerens liv, som fremgår af samtalen.

Særlige kategorier af oplysninger (GDPR art. 9): samtalen kan komme til at indeholde helbredsoplysninger eller oplysninger om eksempelvis sygdom, tab eller dødsfald. Sådanne oplysninger vises udelukkende i det interne personale-ark, aldrig på den offentligt synlige besøgsplakat. Den Dataansvarlige er ansvarlig for, at der er et gyldigt behandlingsgrundlag efter art. 9 for denne del af behandlingen, herunder at den pårørende er informeret om, hvilken type oplysninger der kan blive registreret.

Lydoptagelse, rå transskription og udkast slettes automatisk og permanent senest 24 timer efter samtalen blev startet - uanset om plakaten er godkendt eller afvist. Ved afvisning sker sletningen øjeblikkeligt. Sletningen omfatter både databaserækker og den tilhørende lydfil i objektlageret.

Herefter opbevarer Databehandleren ikke navngivne oplysninger om borgeren. Det eneste, der opbevares på længere sigt, er anonymiseret, aggregeret statistik (brugsmønstre og foruddefinerede "udfordringssignaler"), som kun vises, når mindst 5 borgere indgår i en given gruppe, så ingen enkeltperson kan identificeres.

Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Den Dataansvarlige, som fastlagt i denne aftale og de tilhørende forretningsbetingelser, medmindre det kræves efter EU-ret eller dansk ret.

Databehandleren sikrer, at personer med adgang til oplysningerne er underlagt tavshedspligt, og træffer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, jf. GDPR art. 32, herunder: adskillelse af data mellem kunder på database-niveau (Row Level Security), kryptering af data under overførsel, adgang til følsomme server-nøgler udelukkende server-side, samt automatiseret, tidsstyret sletning som beskrevet i afsnit 4.

Den Dataansvarlige giver hermed generel tilladelse til, at Databehandleren gør brug af følgende underdatabehandlere:

Databehandleren underretter Den Dataansvarlige, hvis der tilføjes eller udskiftes underdatabehandlere, og Den Dataansvarlige kan gøre indsigelse inden for 14 dage.

Som det fremgår af afsnit 6, overføres personoplysninger til underdatabehandlere uden for EU/EØS (USA) i forbindelse med transskription, AI-udtræk og e-mailafsendelse. Sådanne overførsler sker på grundlag af de pågældende underdatabehandleres egne aftalegrundlag for overførsel (typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser). Databehandleren udleverer dokumentation herfor efter anmodning fra Den Dataansvarlige.

Databehandleren underretter Den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 48 timer, efter Databehandleren er blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, der vedrører personoplysninger omfattet af denne aftale, og bistår Den Dataansvarlige med at opfylde dennes underretningspligt over for tilsynsmyndigheden og eventuelt de registrerede.

Databehandleren bistår, i det omfang det er muligt, Den Dataansvarlige med at opfylde forpligtelser til at besvare anmodninger om udøvelse af de registreredes rettigheder (fx indsigt eller sletning). I praksis vil de fleste anmodninger om sletning allerede være imødekommet af den automatiske sletning beskrevet i afsnit 4.

Databehandleren stiller efter rimelig anmodning de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af denne aftale, og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, foretaget af Den Dataansvarlige eller en anden revisor bemyndiget af Den Dataansvarlige, mod rimeligt forudgående varsel.

Denne aftale træder i kraft samtidig med forretningsbetingelserne og gælder, så længe Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af Den Dataansvarlige. Ved abonnementets ophør finder afsnit 4 (sletning) fortsat anvendelse.